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Comment s'organiser au niveau des papiers du travail ?

Quand vous travaillez dans une entreprise, vous avez forcément des papiers à votre disposition : contrat de travail, bulletins de paie, attestation d'employeur destinée à Pôle Emploi, solde tout compte, etc. Mais à quoi servent exactement tous ces documents ? Faut-il les garder ? Pour combien de temps ? Et surtout, comment s'organiser avec toute cette panoplie de papiers ? Il est vrai que parfois, on s'y perd un peu et il est nécessaire de connaître un minimum de choses dans tout ce bazar.

• SOMMAIRE
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  1. Contrats de travail

• C'est un document qui sert à être en accord avec le recruteur avant la prise de votre poste. Il peut s’agir d’un CDI, d’un CDD, d’une mission, etc. La signature de ce dernier permet, à vous et à l'employeur, d'être en commun accord sur les conditions de travail, généralement basées sur la loi du travail et la Convention Collective de l'entreprise. Ce document est à garder à vie, jusqu'à votre retraite.
  
  Plus d'informations sur les contrats de travail.

  Modèle de contrat de travail (CDI)

  Cliquez sur l'image pour visualiser l'intégralité du document.

  
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  2. Bulletins de paie

• Vous recevez ce document tous les mois avec votre versement de salaire sur votre compte bancaire ou par chèque. Ce document est à garder précieusement à la maison durant toute votre vie professionnelle, c'est-à-dire, jusqu'à votre retraite.
  
  Sur le bulletin de paie, vous avez beaucoup de lignes et de chiffres qui sont parfois compliqués à comprendre, mais vous trouverez les détails au sujet de ce bout de papier mensuel ici.

  Modèle de bulletin de paie (2020)

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  3. Certificats de travail

• Ce document est remis en fin contrat de travail, quelle que soit sa nature de fin et quel que soit le type de contrat. Vous le recevrez en même temps que l’attestation d'employeur destinée à Pôle Emploi et le reçu solde tout compte.
  
  Un certificat de travail vous permet de faciliter votre recherche d'emploi. En effet, les employeurs sont souvent amenés à vous le demander pour prouver vos activités professionnelles durant les derniers mois.
  
  Ce document peut être utile aussi pour Pôle Emploi au moment de votre demande de droit au chômage. Comme vous le doutez, gardez-le chez vous jusqu'à votre retraite.

  Dans un certificat de travail, il est obligatoire de mentionner les informations ci-dessous :
  - L’identité de votre employeur,
  - Votre identité,
  - Votre date d’entrée et de sortie dans l’entreprise,
  - Le ou les postes que vous avez occupés au sein de l’entreprise, avec leurs dates respectives,
  - La date et le lieu de remise du certificat,
  - Le solde d’heures acquises pour les formations individuelles,
  - La signature de l’employeur.

  
  Dans le Certificat de travail, la nature de la rupture du contrat est omise pour faciliter le retour à l'emploi dès que vous présentez ce dit document à vos futurs employeurs potentiels.
  
  Sachez également que pendant la sélection des candidats, les recruteurs sont parfois amenés à contacter vos anciennes entreprises pour avoir des informations vous concernant pour le choix de leur futur employé. Cela s'appelle le contrôle de référence

  Modèle de certificat de travail

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  4. Attestations d'employeur destinée à Pôle Emploi

• C’est un document à envoyer à Pôle Emploi pour le calcul des allocations chômage. Vous le recevez en fin de contrat en même temps que le certificat de travail et le solde tout compte, quel que soit le motif, la nature de la rupture du contrat et de sa durée.
  
  Cette attestation est obligatoirement remise au salarié, qu'il ait droit aux allocations chômage ou non. Vous pouvez garder ces documents jusqu’à l’obtention de vos droits au chômage, mais préférez les garder jusqu’à la fin de votre vie professionnelle, pour le calcul de vos droits à la retraite.

  Dans une attestation Pôle Emploi, il est obligatoire de mentionner les informations ci-dessous :
  - L’identité de votre employeur,
  - Votre identité,
  - La durée de votre emploi,
  - Le ou les postes que vous avez occupé au sein de l’entreprise,
  - Le motif de la rupture du contrat,
  - Le montant des rémunérations brutes des 12 derniers mois soumises à cotisations,
  - Le montant des indemnités de rupture.

  
  

  Notez que dans une Attestation Pôle Emploi, est mentionnée la nature de la rupture du contrat pour que Pôle Emploi puisse calculer vos droits au chômage.

  Modèle d'attestation d'employeur destinée à Pôle Emploi

  Cliquez sur l'image pour visualiser l'intégralité du document.

  
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  5. Reçus solde tout compte

• Vous recevez ce document en même temps que le certificat de travail et l’attestation Pôle Emploi, c’est-à-dire en fin de contrat, quels que soit la nature et le type de contrat. Ce document récapitule les sommes qui restent à payer à l'employé au moment de la rupture du contrat. Vous devez le signer et mentionner manuscritement "Pour solde de tout compte" pour assurer à votre recruteur que vous êtes en accord sur votre solde de fin de contrat.
  
  Notez que vous devez signer ce document avec la mention manuscrite en deux exemplaires : un pour vous et un pour l'employeur. Vous pouvez garder ces documents pendant 6 mois, mais préférez les conserver bien au chaud, chez vous jusqu'à votre retraite.

  Dans un Solde tout compte, il est obligatoire de mentionner les informations ci-dessous :
  - L’identité de votre employeur,
  - Votre identité,
  - Les sommes versées au moment de la rupture du contrat,
  - Les heures supplémentaires ou complémentaires n'ayant pas été récupérées,
  - Les indemnités de licenciement (si licenciement) ou de rupture conventionnelle,
  - Le prorata d'un éventuel 13^ème mois,
  - Les congés payés, les RTT restants,
  - Les éventuelles primes (primes de précarité),
  - Etc.

  
  

  Notez qu'en cas de contestation de la somme par le salarié, vous avez un délai de six mois après signature pour réclamer la somme manquante. Quant au recruteur, en cas de trop perçu dans le solde tout compte, il a un délai de 3 ans après votre signature pour vous réclamer un remboursement, mais le dernier cas reste très rare.

  Modèle d'attestation de solde de tout compte

  Cliquez sur l'image pour visualiser l'intégralité du document.

  
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  6. Internet dans tout ça

• Il est vrai que de nos jours, avec Internet, les sites web des administrations gardent tous ces documents individuellement dans des grandes bases de données. Alors on peut facilement s'imaginer qu'il n'est pas nécessaire de garder ces papiers avec nous pour un temps indéfini.
  
  Cependant, nous vous invitons fortement à les conserver chez vous en cas de gros bug, et il est toujours préférable que chaque partie ait un exemplaire des documents pour éviter tout litige.

  Vous avez aussi la possibilité de les sauvegarder dans un cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc.). Comme ça, vous aurez les exemplaires papiers et numériques !

  

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  7. Quand des papiers manquent

• I. Vous n'avez pas su qu'il fallait garder tous ces papiers, alors, vous avez tout jeté

  Si malheureusement, vous n’avez plus ces documents, essayez de vous mémoriser des entreprises dans lesquelles vous avez travaillé et réclamez ces documents en leur téléphonant ou en vous rendant directement sur place. Pour la plupart des entreprises, les documents seront envoyés dans des délais assez courts.

  Notez que les entreprises conservent leurs exemplaires des documents des salariés, même après leur départ.

  II. L'entreprise avec qui vous venez de terminer le contrat ne vous a pas envoyé l'intégralité des documents

  Après la fin de votre contrat, certains documents vous manquent. Attendez un mois pour les réclamer afin de pouvoir avoir sur vous l'intégralité des documents pour votre demande de chômage ou pour, tout simplement, mener à bien vos démarches administratives.

  À priori, les entreprises doivent vous donner tous ces documents à la date de votre départ.

  

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  8. Organisation de ces documents

• Veillez à prendre soin de tous ces documents : protégez-les avec des feuilles plastifiées, parce que vous les garderez pour des années. Rangez-les dans un classeur ou dans une caisse à papiers ou encore dans un dossier ; comme vous le désirez. Vous pouvez vous organiser comme vous le souhaitez, pourvu que vous ne perdiez pas ces documents.
  
  Préférez les ranger de sorte que vous trouverez facilement le document recherché, pour le jour où vous serez amené à le retrouver.

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