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Note de frais

Lorsque qu'un salarié engage des dépenses personnelles pour les besoins de l'entreprise, il a la possibilité de demander un remboursement de ces frais à son employeur. En d'autres termes, le salarié avance des frais dans l'intérêt de l'entreprise, ce qui lui donne droit à un remboursement via une note de frais. Les chiffres mentionnés dans cet article sont basés sur les montants de 2024. Si vous consultez cet article après cette date, pensez à vérifier les montants à jour directement sur le site de l'URSSAF.

• SOMMAIRE
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  1. Les notes de frais

• Attention à bien faire la distinction entre avantage en nature et note de frais !
  » Lire l'article sur les avantages en nature
  
  Les chiffres mentionnés dans cet article sont basés sur les montants de 2024. Si vous consultez cet article après cette date, pensez à vérifier les montants à jour directement sur le site de l'URSSAF.
  » Le site officiel de l'URSSAF

  Les frais professionnels justifiés ne sont pas soumis aux cotisations de Sécurité Sociale ni à la CSG/CRDS.

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  2. Dépenses liées aux repas

• Lorsqu’un collaborateur invite un client à un repas professionnel, il doit fournir à son employeur la facture du restaurant en indiquant :
  - Les noms,
  - Les professions des convives,
  - La société pour laquelle ils travaillent.
  
  De plus, lors de déplacements professionnels, le collaborateur peut réclamer un remboursement en présentant simplement le ticket de caisse du restaurant.
  
  Le remboursement est plafonné selon les montants fixés par l'URSSAF. En 2024, les remboursements pour un repas s'élèvent à 10,10 euros, ou 20,70 euros si le repas doit être pris au restaurant.

  Si un salarié organise plus d'un repas d'affaires par semaine, ces frais peuvent être considérés comme un avantage en nature.

  Pour les salariés soumis à des conditions spécifiques d’organisation ou d’horaires, comme le travail de nuit ou en 2x8 / 3x8, une indemnité de restauration de 7,30 euros est prévue en 2024 lorsqu’ils doivent prendre leur repas sur leur lieu de travail.

  

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  3. Dépenses liées à l'hébergement pour grand déplacement

• Lorsqu'un salarié est amené à se déplacer dans le cadre de son travail, il peut demander le remboursement de ses frais d'hébergement.
  
  Pour que la demande soit acceptée, la mission doit se situer à plus de 50 km de son domicile ou nécessiter un temps de trajet en transports en commun supérieur à 1h30.
  
  Le salarié doit fournir la facture de l'hôtel avec les informations suivantes :
  - Le nombre de nuitées,
  - Le détail des frais liés à la chambre,
  - Un solde nul.
  
  Il est important de noter que le remboursement des frais d'hébergement est réduit après 3 mois de déplacements, qu'ils soient continus ou discontinus, en métropole.

  Pour les déplacements en Outre-Mer ou dans d'autres régions hors métropole, les montants varient. Vous pouvez consulter les détails dans la section 'Grand déplacement' sur le site de l'URSSAF.

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  4. Dépenses liées à l'utilisation du véhicule personnel

• Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour des trajets professionnels, il peut demander un remboursement de frais kilométriques. Cela peut inclure des déplacements pour une formation, une visite client, etc.

  Cependant, les trajets domicile > lieu de travail ne sont pas éligibles à ce remboursement.

  Ces indemnités couvrent les frais de carburant, l’entretien du véhicule, l’assurance, sa dépréciation, ainsi que les péages (sur présentation des tickets). Pour que la demande de remboursement soit validée, le salarié doit indiquer sur ses notes de frais :
  - Le motif du déplacement,
  - Le lieu de la mission,
  - Le nombre de kilomètres parcourus,
  - Le certificat d’immatriculation (carte grise) pour justifier la puissance fiscale du véhicule.

  Si le véhicule est électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 %.

  

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  5. Dépenses liées aux matériel informatique

• Si le salarié utilise son propre matériel informatique personnel pour travailler, il peut demander une indemnité, soit sur la base d’un forfait, soit en fonction des dépenses réelles. Cette indemnité peut couvrir des éléments tels que :
  - Le matériel informatique (PC, imprimante, téléphone, etc.),
  - Les consommables (ramettes de papier, cartouches d'encre),
  - Les frais de connexion téléphonique ou Internet.

  Pour obtenir cette indemnité, le salarié doit fournir des justificatifs tels que des factures.

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  6. Dépenses liées au télétravail

• Le salarié en télétravail organise son activité en dehors des locaux de l'entreprise, de maniére volontaire, en utilisant du matériel informatique tel qu'un ordinateur ou un téléphone portable, ainsi que des consommables et des frais de connexion.

  

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  7. Dépenses liées aux frais de transport

• Si le salarié souscrit à un abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel pour les transports en commun (métro, bus, tramway, etc.) pour ses trajets domicile > travail, il peut demander un remboursement à hauteur de 50 %.

  L'entreprise est tenue d'accepter cette demande tant qu'il s'agit d'un abonnement. En revanche, si le collaborateur achète des tickets à l'unité, l'employeur est en droit de refuser le remboursement.

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  8. Mode de remboursement

• Pour obtenir un remboursement, il est essentiel de conserver tous les justificatifs tels que les tickets de caisse et les factures. Le salarié doit les présenter à son responsable, qui vérifiera et validera les dépenses.

  En cas de perte, le salarié peut tenter d'obtenir des duplicatas auprès des prestataires, car sans justificatifs, aucun remboursement ne sera effectué.

  Il est recommandé de présenter ces justificatifs au moins une fois par an, mais de préférence tous les mois. Après validation par le responsable, les notes de frais sont transmises à la comptabilité pour enregistrement et remboursement.

  Certaines entreprises proposent des avances sur frais professionnels pour éviter que le salarié n’ait à supporter des frais trop élevés.

  Pour connaître les modalités précises de remboursement des notes de frais, n'hésitez pas à contacter le service comptabilité de votre entreprise.

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  9. Barème URSSAF

• Les barèmes URSSAF pour les avantages en nature et les notes de frais changent chaque année. C'est pourquoi nous vous invitons à consulter le site officiel de l'URRSAF ici.

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