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Comment s'organiser au niveau des papiers du travail ?

Lorsque vous travaillez dans une entreprise, vous disposez inévitablement de divers documents tels que le contrat de travail, les bulletins de paie, les attestations d'employeur destinée à France Travail, les soldes de tout compte, etc. Mais à quoi servent précisément tous ces documents ? Doit-on les conserver ? Si oui, pour combien de temps ? Et surtout, comment s'organiser face à toute cette multitude de papiers ? Il est vrai qu'on peut parfois s'y perdre, et il est essentiel de connaître quelques informations de base pour mieux gérer cette paperasse.

• SOMMAIRE
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  1. Contrats de travail

• Un contrat de travail est un document qui formalise l'accord entre vous et l'employeur avant votre prise de poste. Il peut s’agir d’un CDI, d’un CDD, d’une mission, etc. La signature de ce document permet, à vous et à l'employeur, d'être en accord sur les conditions de travail, généralement basées sur la législation du travail et la Convention Collective de l'entreprise. Il est recommandé de conserver ce document à vie, jusqu'à votre retraite.
  
  Plus d'informations sur les contrats de travail, veuillez consulter les ressources disponibles.

  Modèle de contrat de travail (CDI)

  Cliquez sur l'image pour visualiser l'intégralité du document.

  
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  2. Bulletins de paie

• Vous recevez les bulletins de paie chaque mois en même temps que votre versement de salaire sur votre compte bancaire ou par chèque. Il est essentiel de le conserver précieusement à la maison durant toute votre vie professionnelle, jusqu'à votre retraite.
  
  Le bulletin de paie contient de nombreuses lignes et chiffres qui peuvent parfois sembler complexes. Pour mieux comprendre les détails de ce document mensuel, consultez les explications disponibles ici.

  Modèle de bulletin de paie (2024)

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  3. Certificats de travail

• Le certificat de travail est remis à la fin de votre contrat de travail, quelle que soit la raison de la fin du contrat et quel que soit le type de contrat. Vous le recevrez en même temps que l’attestation d'employeur destinée à France Travail et le reçu de solde de tout compte.
  
  Un certificat de travail facilite votre recherche d'emploi, car les employeurs le demandent souvent pour vérifier vos expériences professionnelles récentes.
  
  Il est également utile pour France Travail lors de votre demande de droit au chômage. Comme vous pouvez le deviner, il est important de le conserver jusqu'à votre retraite.

  Les informations obligatoires à inclure dans un certificat de travail :
  - L’identité de votre employeur,
  - Votre identité,
  - Votre date d’entrée et de sortie dans l’entreprise,
  - Les postes que vous avez occupés au sein de l’entreprise, avec leurs dates respectives,
  - La date et le lieu de remise du certificat,
  - Le solde des heures acquises pour les formations individuelles,
  - La signature de l’employeur.

  
  Notez que la nature de la rupture du contrat est omise dans le certificat de travail pour faciliter votre retour à l'emploi lorsque vous présentez ce document à de futurs employeurs potentiels.
  
  Sachez également que lors de la sélection des candidats, les recruteurs peuvent parfois contacter vos anciennes entreprises pour obtenir des informations vous concernant, une pratique appelée contrôle de référence

  Modèle de certificat de travail

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  4. Attestations d'employeur destinée à France Travail

• L'attestation France Travail est un document à envoyer à France Travail pour le calcul des allocations chômage. Vous le recevez à la fin de votre contrat en même temps que le certificat de travail et le solde de tout compte, quel que soit le motif ou la nature de la rupture du contrat et de sa durée.
  
  Cette attestation est obligatoirement remise au salarié, qu'il ait droit ou non aux allocations chômage. Il est conseillé de conserver ce document jusqu’à l’obtention de vos droits au chômage, et même jusqu’à la fin de votre vie professionnelle, pour le calcul de vos droits à la retraite.

  Les informations obligatoires à inclure dans une attestation France Travail :
  - L’identité de votre employeur,
  - Votre identité,
  - La durée de votre emploi,
  - Les postes que vous avez occupés au sein de l’entreprise,
  - Le motif de la rupture du contrat,
  - Le montant des rémunérations brutes des 12 derniers mois soumises à cotisations,
  - Le montant des indemnités de rupture.

  
  

  Notez que l'attestation France Travail mentionne la nature de la rupture du contrat pour permettre à France Travail de calculer vos droits au chômage.

  Modèle d'attestation d'employeur destinée à France Travail

  Cliquez sur l'image pour visualiser l'intégralité du document.

  
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  5. Reçus solde de tout compte

• Vous recevez le solde de tout compte en même temps que le certificat de travail et l’attestation France Travail, c’est-à-dire en fin de contrat, quelle que soit la nature et le type de contrat. Ce document récapitule les sommes restantes à payer à l'employé au moment de la rupture du contrat. Vous devez le signer et ajouter manuellement "Pour solde de tout compte" pour indiquer que vous acceptez le montant de votre solde de fin de contrat.
  
  Il est important de signer ce document avec la mention manuscrite en deux exemplaires : un pour vous et un pour l'employeur. Bien que vous puissiez garder ce document pendant 6 mois, il est préférable de le conserver soigneusement jusqu'à votre retraite.

  Les informations obligatoires à inclure dans un solde de tout compte :
  - L’identité de votre employeur,
  - Votre identité,
  - Les sommes versées au moment de la rupture du contrat,
  - Les heures supplémentaires ou complémentaires non récupérées,
  - Les indemnités de licenciement ou de rupture conventionnelle,
  - Le prorata d'un éventuel 13^ème mois,
  - Les congés payés et les RTT restants,
  - Les éventuelles primes (primes de précarité),
  - Etc.

  
  

  Notez qu'en cas de contestation de la somme par le salarié, vous avez un délai de six mois après la signature pour réclamer la somme manquante. Quant à l'employeur, en cas de trop perçu dans le solde de tout compte, il dispose d'un délai de 3 ans après votre signature pour demander un remboursement, bien que ce cas soit très rare.

  Modèle d'attestation de solde de tout compte

  Cliquez sur l'image pour visualiser l'intégralité du document.

  
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  6. Internet dans tout ça

• Il est vrai qu'avec Internet, les sites web des administrations stockent ces documents dans de grandes bases de données. On pourrait donc penser qu'il n'est pas nécessaire de les conserver indéfiniment.
  
  Cependant, nous vous recommandons fortement de garder ces papiers chez vous en cas de problème technique. Il est toujours préférable que chaque partie ait un exemplaire des documents pour éviter tout litige.
  
  Notez qu'il est possible que l'employeur puisse transmettre l'attestation France Travail par voie dématérialisée via le site de France Travail.

  Vous pouvez également les sauvegarder dans un outil de sauvegarde en ligne, appelé le cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc.). Ainsi, vous aurez à la fois les exemplaires papiers et numériques !

  

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  7. Quand des papiers manquent

• I. Vous n'avez pas su qu'il fallait garder tous ces papiers, alors, vous avez tout jeté

  Si malheureusement, vous n’avez plus ces documents, essayez de vous souvenir des entreprises dans lesquelles vous avez travaillé et réclamez ces documents en les contactant par téléphone ou en vous rendant directement sur place. La plupart des entreprises enverront les documents dans des délais assez courts.

  Notez que les entreprises conservent leurs exemplaires des documents des salariés, même après leur départ.

  II. L'entreprise avec qui vous venez de terminer le contrat ne vous a pas envoyé l'intégralité des documents

  Après la fin de votre contrat, certains documents peuvent manquer. Attendez un mois avant de les réclamer pour vous assurer d'avoir tous les documents nécessaires pour votre demande de chômage ou pour mener à bien vos démarches administratives.

  En principe, les entreprises doivent vous fournir tous ces documents à la date de votre départ.

  

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  8. Organisation des documents

• Veillez à prendre soin de tous ces documents : protégez-les avec des pochettes plastifiées, car vous les garderez pendant des années. Rangez-les dans un classeur, une caisse à papiers ou un dossier, selon votre préférence. Organisez-vous comme vous le souhaitez, tant que vous ne perdez pas ces documents.
  
  Il est préférable de les ranger de manière à pouvoir les retrouver facilement le jour où vous en aurez besoin.

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